Mødet for mødets skyld?
Et kik på mange lederes kalender viser at arbejdsugen er fyldt med møder. Ofte kant til kant møder hvor man går fra det ene til det andet møde – uden pause og tid til refleksion – eller ordentlig forberedelse.
Det er som om at man kan udstille sin effektiv via sin mødekalender – eller kan man? Hvor tit tænker du ikke at det møde du lige kom fra ikke var særligt effektivt? – Eller – hvad fik vi egentlig ud af at bruge en time eller mere på det her?
Ganske mange møder indkaldes til at vare f.eks. en time. Ofte spildes tiden fordi en eller flere deltagere kommer lige 5 minutter for sent og den danske kultur gør at vi også lige skal småsnakke inden vi går til bidet og starter det reelle møde – det er så hyggeligt. Studier hos Microsoft viste at i gennemsnit startede mødernes egentlige dagsorden først 11 minutter efter indkaldt tid. Fordi folk kom for sent, der blev små snakket – teknikken i mødelokalet var ikke klar osv.
Vi oplever også tit at folk ikke er forberedt godt nok. Hvad er målet med mødet? Hvorfor er jeg egentlig med i mødet? Hvad skal jeg som deltage bidrage med? Hvad er forventningerne til min indsats på og evt. også efter mødet? Ved du det HVER gang? – Stiller du selv lignende krav til dem du kalder ind til møder?
En typisk overskrift for et møde og en almindelig dagsorden viser ikke nødvendigvis hvad formålet med mødet er og hvad forventningerne til udbyttet er.
Den der indkalder til et møde har ansvaret for at stille det rette hold til mødet. Alt for ofte tager man lige en eller to mere med for ikke at skuffe dem eller for at være på den sikre side må vi hellere lige have ham og hende med også.
Mødeindkalderen har også pligt til i dagsordenen at stille forventningerne op således at alle ved hvad der forventes af MIN deltagelse i mødet. Er jeg blot med som alibi eller ressource eller er jeg en vigtig deltager pga. min viden, indsigt og ansvar for udbyttet af mødet?
Mødestyreren er som oftest også mødeindkalderen eller ”chefen”. Ofte kan det faktisk ødelægge et møde at den som har indkaldt vel også er den som skal have mest udbytte af mødet afholdelse også skal ”drænes” med at styre mødets gang og forløb. For nogen ligger det helt naturligt at styre mødet, mens andre ikke kan få lukket punkterne godt nok af og i tide, hvorfor mange møder trækker ud eller bliver amputeret fordi der ikke er en tidsmæssig styring og man ikke når de mest vigtige punkter på dagsordenen.
Under mødet kan det ofte være svært at få konkluderet på de enkelte punkter. Hvad besluttede vi egentlig, hvem tager bolden, hvem har overordnet set ansvaret og hvad er formålet med beslutningen og ikke mindst HVEM gør HVAD – HVORNÅR.
Ansvar og deadlines skaber fremdrift. Afklaring om disse ting får effektiviteten til at stige og udbyttet højnes hvis ikke alle går og venter på hvem var det egentlig der skulle tage den bold og opgave.
Der spildes kort sagt mængder af tid og god energi på dårlige møder eller møder for mødets skyld. Har du nogen sinde været til et sådant møde – hvor du gik derfra med en lidt flad fornemmelse af hvad skete der egentlig her ?
-Er alle dine møder effektive?
-Er du selv velforberedt HVER gang?
-Har du stillet spørgsmål til hvorfor du overhovedet er med på mødet og hvad forventningerne til lige netop dit bidrag er?
-Har du meldt afbud til et møde fordi dagsordenen ikke var skarp nok?
-Er der en knivskarp opfølgning på alle dine møder med hvem gør hvad hvornår?
-Er det nødvendigt at alle på et møde er med under hele mødet – eller bidrager du kun under et eller to punkter og dermed spilder tiden på resten?
Vil du have mødeeffektiviteten i dit firma og med din deltagelse op – så gør noget ved det. F5 Netværket og jeg har værktøjerne til det.
Tidsperspektivet gør at vi skal gøre op med de ineffektive møder – vi skal aflive den tid der spildes og det gøres KUN hvis DU selv tager ansvar både som mødeholder og deltager.
Stop med at holde ligegyldige møder og møder uden effektivitet og værdiskabelse.
Henrik Busch
Netværksdirektør F5
April 2019